ＩＳＯ文書を電子化するコツは！！ ISOに適合した文書及び記録類の簡素化・スリム化を支援しています。

ＩＳＯ文書の電子化
少ない人数で、円滑にＩＳＯを維持運営して行く為の電子文書管理システムを導入する前に
まず、文書体系のリストラを行います。
マネジメント文書の文書体系をマニュアル、規定、手順書、様式と定義されている企業が
多いのですが、文書の階層や種類が多いと管理の手間はそれだけ多くなり、また、文書間の
不整合も発生しやすくなります。

マニュアルに規定を含め一体化させ、文書体系をスリムにしましょう。
そして文書体系のスリム化とともにマニュアルの改訂を行い、文書そのものをスリム化した
後にＩＳＯ文書の電子化をお薦めいたします。ISOに適合した文書管理と電子化を進める
ことにより、やっかいな最新版管理などの手間が省け、文書管理が簡素化されます。

※ＩＳＯの電子化を導入するコツは・・・
これまで、グループウェアなどを導入したにもかかわらず、運用されない電子化失敗の事例
を留意して、電子化導入のコツを箇条書きにまとめました。

　　1．電子化の前に社内の帳票類を整理すること
　　2．必要のない帳票は無くすこと
　　3．適用範囲を明確にすること
　　4．あれもこれもやらないこと
　　5．できる文書から始めること
　　6．記録と文書を区別すること
　　7．電子媒体管理が紙の管理より楽であること

電子文書管理、といっても、必要なのは
１．社員が利用すべき文書なのかどうか

２．ちゃんと承認が取れているのか

３．廃棄した場合、利用できないようになっているか

の3点を守ればいいのです。

電子文書管理の方法は以下のとおりです。

１．原本をワードとかの好きな方法で作る

２．紙に印刷して、その紙をつかって、審査だとか審議などの必要な合意と承認を
　 とりつける

３．もちろん、承認印とか必要ならその紙の上でする

４．紙と同じ内容のイメージをイントラネット（つまりHTML文書の上に添付して）に載せて

しまうか、LotusNotes（ロータスノーツ）かなにかのシステムに載せてしまう。

ポイントは、紙を印刷するために使ったときのアプリケーションファイルのままにしておく

こと。もっともいいのは、アクロバットリーダー（ＰＤＦファイルの作成）の利用です。

いずれにしても、画面上で読める状態を確保する。

５．画面の上にあるものは、社員個人が印刷したら「印刷したものは参考資料です」という

扱いにする。実際、社員にも印刷したものが参考であることの意識を徹底する。基本は画面

で見ること、ということを理解させる

６．さて、審査。そのときは、「審査は紙で、原本は紙と画面のものとが同じである保証が

このようにとれています」といって説明して、「社員は画面をみて仕事をします。紙を印刷

しても、それは参考資料にすぎません」という。

❀社内ＬＡＮでＰＤＦファイルを公開する、このやり方の電子化ならアクロバットリーダー
を一本買うだけで済みます。

（読む、印刷するだけなら無料でネットからアクロバットがダウンロードできます）

紙の文書管理と電子文書管理の特徴を一言でいうと「紙の文書管理は皆が苦しみ、
電子文書管理は文書のキーマンだけがものすごく苦しむ」です。
上記、ISO電子文書の管理１～６を要約したポイントは以下の通りです。

1.電子化するのは、品質マニュアルほか、上位文書だけを対象とする。

品質計画書など、製品毎・現場毎に作り直す下位文書や記録・データは確認・承認の
運用面での問題があり、電子化の対象としては難しいのが現状です。

2.管理文書は、電子文書と副本１部のみにする。

ISOマニュアルの表紙には、「本文書はサーバー上でのみ有効。プリントしたものは、
承認用の副本以外、すべて管理対象外とする」プリントした副本を１部だけ作り、そこに
確認・承認の押印をする。

3. 社内ＬＡＮでＰＤＦファイルを公開する

アクロバットを使った理由は、このソフトで作った文書は簡単には修正できないから。

（但しver. 4になって、部分修正が可能）

運用ルールは、LAN上での運営で十分。特定のフォルダに電子文書を入れておき、
そのフォルダの更新は担当者以外は不可にすればよい。

4.セキュリティの問題は、あまり深刻に考えない。

紙の文書でも「夜中に怪しい者が忍び込んで、こっそり紙を入れ替えてしまうかも
しれない」から同じこと。最新版のバックアップを、フロッピーかＭＯにでもとって、
しっかりしまっておけば十分。

文書の副本をＣＤの形にして現場に配っている企業もあるが、これだと結局紙と同様の
最新版管理が必要になってしまい、あまり電子化のメリットは出ない。

電子化の期間、料金
期間、コスト等の詳細は見積りにてご提示。見積・相談は無料です。
心配なのは料金でしょうか、ご心配はいりません。

ISO9001・ISO14001の認証、電子化・スリム化の見積依頼はこちらへどうぞ御見積・ご相談無料です。