中小企業で行われている、教育・訓練は、仕事をしながらのオンザジョブトレーニング
(OJT)が主流です。ISOの教育訓練を行うと構えずに、普段通りの仕事の中で行って
いることをそのまま教育訓練のスキルマップで評価し、足らざるを補いスキルアップ
させる計画を立て、その結果を年度末に評価するを、毎年、繰り返します。
様式サンプル3点セットの実施手順は以下の通りです。
各部門長は毎年1月、以下の通り教育・訓練を計画し、社長の承認を受け実施する。
(1)部門内の要員に必要な資格・能力、及び現在保有している資格・能力を
「スキルマップ」(様式5)で明確にする。
(2)上記で明確にした教育・訓練のニーズに基づき、優先度の高いものを選択して
「年間教育訓練計画書」(様式6)で具体的な教育訓練計画を作成する。
(3)実施した教育・訓練の有効性(効果)を確認するため、必要な能力が身についたか
否か評価する。
(4)部門内の要員に対し、自分が担当している仕事の重要性及び品質目標を達成する
ために自分が何をすべきかを、日常業務及び個人目標の策定を通じて認識させる。
また認識できていない要員に対しては指導を行う。
(5)教育、訓練、技能、経験に関する「教育・訓練個人記録」(様式7)を作成し、
品質記録として保管する。
特別な教育・訓練でなく、中小企業のどの会社でも、仕事をしながら行われている普通の
教育訓練をそのままスキルマップや年間教育訓練計画に取り込んでいます。
こうすれば、規格要求事項だからと言ってISOのためだけに、経費を掛けて教育訓練を
行わなくて済みます。
様式サンプル3点セットを使った教育・訓練の特徴
●仕事をしながらの教育・訓練
品質マネジメントシステムに於ける、教育・訓練の趣旨は、品質に影響を与える要員の
力量アップが主眼となります。だから企業における教育訓練のベースはOjTであり、
主導的な役割を果たすのは、日々の業務の中でOJTの講師となる部門長です。
業務に必要な技量の取得に日々、心を砕いているのは、まさに部門長その人です。
極論すれば、力量アップの教育・訓練の記録は、部門長の頭の中に書き込まれてあれば、
必要ないのですが、そうは云っても訓練の詳細を第三者に尋ねられた場合に、部門長が
即答するのも、又、中々に難しいので、訓練の記録を取ることになります。
●実施スケジュール表が教育訓練の記録
教育訓練の記録は、この様に実際に行っているOjTの活動をそのまま記録に取るだけで
十分であり、ISOのためにわざわざ日常業務から離れて教育・訓練を行う必要はありま
せん。教育訓練計画の実施スケジュールを、年度末に振り返り、年間教育訓練計画の
評価欄にコメントを入れて、教育訓練の成果を評価します。そして年間教育訓練計画は、
評価欄にコメントを入れる事により、実施計画のスケジュール表から教育訓練の記録と
なります。
●スキルマップと年間教育訓練計をペアで作成する。
新しい年度の教育訓練計画を作成する前に、部署が保有する戦力の力量を把握し、
スキルを4段階で評価したスキルマップを作成し、スキルアップの訓練を誰に行うかを
決め、年間教育訓練計画に記入します。相互に関連するスキルマップと年間教育訓練計画
は、ペアで作成します。
OJTが企業における教育・訓練の主流
企業で行う教育訓練は、特別な教育・訓練でなく、仕事をしながら行うオンザジョブトレ
ーニングが主流です。職場で行われている教育訓練をそのままスキルマップや
年間教育訓練計画に取り込みます。この様な教育・訓練であれば、規格要求事項だからと
言ってISOのためにだけ、わざわざ経費を掛けて教育訓練を行わずに済みます。
●教育・訓練で継続的改善
ISOのスキルマップは、ISOを取得するうえで必要不可欠といっても良いぐらいに、
必要な帳票であり、スキルマップあれば、業務に必要な力量の把握が簡単にできます。
年度初めに、教育訓練計画書やスキルマップを作成しますが、年度の終わりに、
オンザジョブトレーニングで教育訓練を実施した実績を教育訓練計画書で
コメント(所見・所感)し、個人のスキルがアップしているのであれば、
スキルマップで再評価を行います。
これらの評価の結果を踏まえ、新しい年度の教育訓練計画書やスキルマップを作成します
。これも教育訓練に於けるP、D、C、Aであり、継続的改善(スパイラルアップ)と
なります。
●スキルマップで必要な力量を可視化
社内で仕事をしながらの教育・訓練、オンザジョブトレーニングを行う際には、
製品品質に影響を与える業務に必要な力量(能力)や資格を洗い出し、スキルマップで
現状と必要な力量(能力)とのギャップを明確にする必要があります。
日常業務を行う上で、どの様な力量(能力)が不可欠なのか、また、どの様な力量
(能力)があれば仕事がスムーズに進むのか”を把握することで、具体的に“自分たちに
必要な力量(能力)”が認識できるようになります。その際、有効なのが
スキルマップです。
スキルマップとは、業務を進めるにあたり必要な力量(能力)を明確にし、従業員が
保有している資格や必要な力量(能力)を要しているかどうかを確認・記録するための
力量評価の表です。スキルマップは形式的に作るのではなく、実務に即した内容で
作成する必要があります。スキルマップはできるだけ具体的にすることで、
実務に必要な教育・訓練が判断でき、その効果は高まります。
教育訓練の様式サンプルは、ISO9001:2008年版に適応しています。
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認証取得企業で実際に使われている教育訓練の様式サンプル3点セット
(スキルマップ・年間教育訓練計画・教育訓練記録)です。
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